Trợ lý giáo vụ Khoa Quản trị kinh doanh

Vị trí: Trợ lý giáo vụ

Đơn vị: Khoa Quản trị Kinh doanh

Mức lương: Thỏa thuận

Địa điểm: Trường Đại học Quốc tế Miền Đông

Mô tả công việc

Nhiệm vụ chính:

1. Học vụ và đào tạo

• Theo dõi quá trình học tập, đào tạo giảng dạy của các môn học trong từng học kỳ.
• Lập kế hoạch thi và danh sách cán bộ coi thi
• Xét tốt nghiệp cho sinh viên
• Hỗ trợ phối hợp với lãnh đạo Khoa để lập kế hoạch giáo dục và đào tạo theo kế hoạch đào tạo của Khoa
• Lịch bù cho giảng viên

2. Hỗ trợ, hướng dẫn sinh viên giải đáp các thắc mắc

• Hỗ trợ sinh viên trong các hoạt động như đăng ký chuyên ngành, đăng ký học bổng và đăng ký lab nghiên cứu; thông báo kế hoạch mở môn, đăng ký môn và thông báo cơ hội việc làm cho sinh viên.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề của sinh viên tuân theo quy định của khoa QTKD và nhà Trường.
• Làm việc cùng cố vấn học tập để mở môn và giải đáp thắc mắc của sinh viên.

3. Trình ký

• Soạn thảo và trình ký các loại công văn, tờ trình, biên bản và giấy tờ khác: học bổng, đăng ký chuyên ngành chuyên sâu, xét tốt nghiệp, hợp đồng thỉnh giảng, bảng điểm, đơn xin nghỉ phép, đơn xin tạm dừng, học lại, đăng ký môn học….
• Soạn hợp đồng thỉnh giảng (theo mẫu) cho các giảng viên thỉnh giảng
• Yêu cầu mua hàng: văn phòng phẩm Khoa và các vật dụng khác

4. Thu nhận, bảo quản và lưu trữ

• Đăng ký KPI, nghiên cứu khoa học của giảng viên, bộ hồ sơ môn học, biên bản họp, đề cương môn học và các giấy tờ khác

5. Tổ chức và hỗ trợ các cuộc họp, sự kiện tại khoa QTKD

• Tổ chức các cuộc họp và các sự kiện khác bằng việc lên kế hoạch về thời gian, địa điểm, chuẩn bị cơ sở vật chất, điểm danh và viết biên bản cuộc họp

6. Công tác khác

• Làm công tác luân chuyển thông tin, tin tức và các yêu cầu giữa Khoa và các phòng ban, đơn vị.
• Thực hiện các công tác của nhà Trường và Khoa.

Tiêu chuẩn công việc

1. Trình độ học vấn: Đại học/ Thạc sĩ

2. Kinh nghiệm làm việc:

• Có kinh nghiệm làm việc tại các vị trí hành chính
• Có kinh nghiệm làm việc tại các cơ sở giáo dục đại học

3. Kỹ năng yêu cầu tối thiểu

3.1 Chứng chỉ, nghiệp vụ chuyên môn:

• Ngoại ngữ: Sử dụng thành thạo tiếng Anh.
• Tin học: Sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office.
• Nghiệp vụ chuyên môn: Nghiệp vụ chuyên môn hành chính.

3.2. Kỹ năng

• Kỹ năng tin học văn phòng.
• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách khoa học.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, truyền đạt tốt.
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng tự nghiên cứu, giải quyết vấn đề và tham mưu lãnh đạo.

4. Phẩm chất, tính cách:

• Tuyệt đối trung thành, tin tưởng, nghiêm túc chấp hành chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy định của cơ quan.
• Tinh thần trách nhiệm cao với công việc với tập thể, phối hợp công tác tốt
• Trung thực, kiên định nhưng biết lắng nghe
• Điềm tĩnh, cẩn thận
• Khả năng sáng tạo, tư duy độc lập
• Khả năng đoàn kết nội bộ./.